Nota de Informare privind Protecția Datelor cu Caracter Personal în Activitatea Notarială

Operatorul de date

APOSTU LUCIAN CATALIN, in calitate de notar titular si LINA DANIELA, IONESCU OLIVIA si VOICU ANDREEA ELENA, in calitate de notari asociati in cadrul SOCIETATII PROFESIONALE NOTARIALE AEQUILIBRIUM, cod de identificare fiscala – RO23674427 („Notarii”) sunt responsabili  pentru prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal in activitatea notariala.

Date de contact și responsabil cu protecția datelor (DPO)

Prelucrarea datelor cu caracter personal

• Notarul este investit sa indeplineasca un serviciu de interes public si in acest scop trebuie sa colecteze si sa utilizeze date cu caracter personal despre dumneavoastra.
• Datele cu caracter personal care va privesc sunt fie colectate direct de la dumneavoastra, fie preluate din alte surse, cum ar fi din baze de date oficiale (spre exemplu, Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara, Oficiul Registrului Comertului, autoritati fiscale, birouri notariale, banci), la care Notarii au acces in virtuatea autoritatii publice cu care sunt investiti.
• Date cu caracter personal inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila in mod direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume sau un numar de identificare. Acestea includ date de identificare (nume, prenume, stare civila, sex, nationalitate, cod numeric personal, data si locul nasterii, etc.), date de contact (adresa, numar de telefon, e-mail, etc.), date despre bunurile mobile sau imobile, date economice si financiare (informatii bancare, etc.), date despre sanatate, in special cele privind vazul si obtinerea unui consimtamant valabil, diagnostic, acte medicale, date privind rudele, date referitoare la actele efectuate de catre Notarii si date referitoare la situatia dumneavoastra familiala, sociala, fiscala si de alta natura pe care Notarii sunt obligati sa le colecteze despre dumneavoastra din surse oficiale, date privind imaginea (imaginea video captata prin intermediul camerelor de supraveghere amplasate in locuri vizibile din incinta biroului), date privind vocea (in cazul apelurilor telefonice care inregistreaza mesajul telefonic).
• Scopurile pentru care Notarii colecteaza si prelucreaza date cu caracter personal au legatura cu (i) legalitatea si securitatea juridica a actelor si procedurilor notariale pe care Notarii le instrumenteaza, (ii) indeplinirea activitatilor date prin lege in sarcina Notarilor, inclusiv activitati de arhivare, (iii) solutionarea cererilor si solicitarilor autoritatilor publice, (iv) intocmirea documentelor fiscale ale Notarilor si (v) gestionarea solicitarilor care le sunt adresate.
• Totodata, putem prelucra datele dumneavoastra in forma electronica in aplicatiile/soft-urile ”IT” folosite in cadrul activitatii notariale pentru o mai buna evidenta/gestiune si organizare a biroului notarial, precum si pentru eficientizarea unei eventuale cautari a documentului sau a procedurii respective.
• Putem prelucra datele dumneavoasta cu caracter personal si in contextul utilizarii site-ului, daca le furnizati prin intermediul formularului de contact, de exemplu cand solicitati informatii despre serviciile oferite sau daca trimiteti o cerere de angajare.
• Site-ul utilizeaza cookie-uri. Aceste fisiere text de mici dimensiuni pot fi plasate in memoria calculatorului dumneavoastra pentru a adapta site-ul la nevoile dvs. atunci cand il utilizati. Mai multe informatii despre utilizarea cookie-urilor pot fi gasite in Politica privind cookie-urile.
• De asemenea, putem prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal si in contextul utilizarii paginilor si conturile aferente retelelor de socializare care sunt administrata de Notari. Daca doriti informatii despre responsabilitatile pe care le avem, in calitate de operator asociat, cu reteaua de socializare, va rugam sa ne contactati.

Destinatarii datelor cu caracter personal

În anumite situatii, datele dumneavoastra cu caracter personal prelucrate de catre Notarii pot fi comunicate altor persoane si entitati („Destinatari”) cum ar fi:

• autoritati ale statului, potrivit obligatiilor legale in vigoare (de exemplu, instante judecatoresti, autoritati fiscale, oficii de cadastru si publicitate imobiliara, birouri executori judecatoresti, organe de politie, registrul comertului, Ministerul Justitiei) pentru utilizarea documentelor si datelor cuprinse in acestea potrivit legii, inclusiv pentru inregistrarea si pastrarea lor;
• institutiilor notariale (Uniunea Nationala a Notarilor Publici, Camera Notarilor Publici Bucuresti), pentru stocarea de copii ale documentelor si datelor despre acestea sau pentru inregistrarea electronica a acestora in registrele administrate de Centrul National de Administrare a Registrelor Nationale Notariale – Infonot sau in registrele administrate de Camera Notarilor Publici;
• altor notari carora le-ati solicitat indeplinirea unor procedure notariale;
• institutiilor financiare carora le-ati solicitat furnizarea de servicii;
• agentilor/brokerilor imobiliari implicati, in cazul in care ati apelat la serviciile acestora;
• avocatilor sau traducatorilor autorizati implicati, in cazul in care ati apelat la servicii specifice;
• furnizori de servicii si diversi parteneri contractuali ai Notarilor (cum ar fi contabili) care au obligatia pastrarii secretului profesional in contractul incheiat cu Notarii.

• Datele dumneavoastra cu caracter personal trebuie sa fie comunicate acestor diferiti Destinatari pentru a permite Notarilor sa respecte obligatiile legale care le revin si pentru a gestiona corect si eficient solicitarile dumneavoastra.
• Vom transfera datele dumneavoastra in afara tarii numai ca urmare a solicitarii dumneavoastra sau in alte cazuri prevazute de lege. Atunci cand un Destinatar se afla in afara Spatiului Economic European, datele dumnevoastra vor fi transmise doar daca sunt indeplinite conditiile pe care legea le prevede pentru astfel de transferuri.

Protecția datelor cu caracter personal

• Regulamentul(UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 („GDPR”) contine prevederi obligatorii pentru prelucrarea datelor cu caracter personal de catre Notari. Dispozitiile Regumentului GDPR se aplica atat datelor cu caracter personal continute in fisiere electronice cat si celor pe hartie.

Temeiurile prelucrării

• Prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal de catre Notari va avea loc, in cele mai multe cazuri, pentru indeplinirea unei sarcini de interes public cu care sunt investiti Notarii sau pentru respectarea unei obligatii legale pe care acestia o au (de exemplu, din legislatia privind prevenirea spalarii banilor).
• Uneori, temeiul prelucrarii datelor dumneavoastra il poate constitui incheierea sau executarea unui contract la care sunteti parte sau interesul legitim al Notarilor de a-si organiza, dezvolta si imbunatati serviciile prestate.

Perioada de stocare

• Potrivit principiului limitarii stocarii datelor cu caracter personal, datele dumneavoastra vor fi pastrate doar pentru perioada necesara atingerii scopului urmarit, in conformitate cu reglementarile legale aplicabile arhivarii in activitatea notariala. Unele documente trebuie pastrate permanent, iar alte documente pot fi distruse dupa perioade cuprinse intre 1 an si 10 ani.
• Notarii vor lua diferite masuri tehnice si organizatorice de siguranta, corespunzatoare riscurilor la care sunt expuse datele dumneavoastra. Astfel, Notarii se asigura, in special, ca securizeaza accesul la datele dumneavoastra al angajati lor acestora si al subcontractanti lor, ca reteaua informatica si serverele sunt protejate si ca stocarea si distrugerea datelor dumneavoastra sunt supravegheate.

Drepturile persoanelor vizate

• În conformitate cu Regulamentul GDPR, in calitate de persoana vizata de prelucrarea datelor cu caracter personal de catre Notari, aveti dreptul la o prelucrare transparenta a datelor dumneavoastra, dreptul la informare si dreptul de acces.
• Avand in vedere obligatiile legale specifice ale Notarilor, in special cele referitoare la secretul profesional si confidentialitate, aceste drepturi sunt supuse unor limitari.
• De asemenea, avand in vedere obligatiile legale specifice ale Notarilor privind intocmirea si arhivarea actelor notariale, in anumite conditii si in cazuri strict definite si limitate, aveti dreptul de a rectifica si de a sterge datele care va privesc, precum si dreptul de a va opune la utilizarea acestora si dreptul de a restrictiona prelucrarea.
• În cazul in care nu furnizati datele care va sunt solicitate, Notarii pot refuza indeplinirea actului cerut.

Exercitarea drepturilor și contact

• Pentru a va exercita aceste drepturi, sau daca aveti orice alte intrebari in legatura cu prelucrarea datelor dumneavoastra personale, ne puteti contacta direct la adresa de e-mail: dpo@notariatapostu.ro
• În cazul in care considerati ca drepturile dumneavoastra nu sunt respectate in conformitate cu legea aplicabila, aveti dreptul de a va adresa Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, Bulevardul General Gheorghe Magheru 28-30, Bucuresti sau de a initia o actiune in justitie.